Dlaczego, kiedy i jak zmienić księgową?

04 grudnia 2020

Życie przedsiębiorców to nieustanne zmiany: klientów, dostawców, współpracowników czy partnerów biznesowych. Wybory jakich dokonują właściciele firm odbijają się na wynikach finansowych ich działalności. Nawiązanie współpracy z odpowiednią księgową/księgowym może mieć na nie ogromny wpływ.

Skąd mamy jednak wiedzieć, że osoba, która prowadzi naszą księgowość jest tą właściwą?

W tym artykule przeprowadzimy Was przez 3 proste kroki, w których wyjaśnimy, dlaczego, kiedy oraz jak zmienić księgową/księgowego.

KROK 1 - DLACZEGO?

Na początku powinniśmy zdać sobie sprawę z tego, dlaczego powinniśmy zmienić księgową. Jednym z tych powodów mogą być nieprawidłowe rozliczenia. Gdy nasze wątpliwości wzbudza wysokość VAT bądź podejrzanie niska (lub wysoka) kwota podatku, bądźmy ostrożni. Żaden przedsiębiorca nie może pozwolić sobie na takie pomyłki, a przynajmniej nie za często.

Podobnie jest w przypadku, gdy nie mamy dostępu do dokumentacji i stanu finansów. Kiedy sprawami księgowymi firmy mamy czas zająć się dopiero wieczorem lub w weekend, wgląd w system przez 24 godziny i 7 dni w tygodniu staje się kluczowy. Warto zdecydować się więc na zmianę biura, jeśli jesteśmy uzależnieni od obsługi przez człowieka, który kończy swoją pracę o godzinie 17:00.

Co jeszcze wpływa na decyzję o zmianie księgowej/księgowego? Z pewnością słaba komunikacja oraz ograniczona wiedza o aktualnych przepisach.Bez tego obsługa księgowa nie może przebiegać w udany sposób.

KROK 2 - KIEDY?

Kiedy najlepiej jest zmienić księgową/księgowego? W dowolnym momencie w ciągu roku. Nie ma znaczenia, czy jest to początek, czy środek roku podatkowego. Radzimy jednak uniknąć sytuacji płacenia w ciągu jednego miesiąca dwóm biurom jednocześnie. Kiedy jeszcze należy uznać, że pora na zmianę?

Gdy księgowa/księgowy nie wykazuje inicjatywy i nie doradza. Od czasu do czasu powinni oni zgłaszać się do nas z wiadomościami o zmianach przepisów czy z pytaniami o to, jak prosperuje nasz biznes. Prokliencka postawa to podstawa. Jej brak może być jednym z powodów do zmian.

Gdy biuro nie może zapewnić bezpieczeństwa. Świadczyć o tym powinien np. certyfikat Ministerstwa Finansów. Poza tym, warto sprawdzić czy nasza księgowa/księgowy posiada polisę OC, która zabezpieczy przed ewentualnymi błędami oraz czy biuro bierze odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym i ZUS-em.

Gdy biuro nie oferuje jasnych i czytelnych cenników. Często zdarza się, że księgowi pobierają dodatkowe opłaty, za np. większą niż 10 liczbę fakturw miesiącu. Powinniśmy świadomie wybierać pakiet usług księgowych, czytając dokładnie regulaminy świadczenia usług.

Gdy księgowa/księgowy wymaga osobistych wizyt z dokumentami, a Ty nie masz na to czasu lub ochoty. Dostarczanie dokumentów online to nie tylko bardziej ekologiczny sposób, ale także wygodny i oszczędzający pieniądze.

KROK 3 - JAK?

(*Przykład ten dotyczy przedsiębiorców, którzy rozliczają się poprzez KPiR i nie zatrudniają pracowników. W innych przypadkach zmiana firmy odpowiedzialnej za księgowość może być dłuższym procesem.)

Na początku zgłoś wypowiedzenie umowy do biura, z którym aktualnie współpracujesz. Przygotuj ją w formie pisemnej.Dzięki temu otrzymasz dokładne potwierdzenie, kiedy biuro ją otrzymało. Wypowiedzenie można wysłać także e-mailem.

WAŻNE : Umowa z biurem rachunkowym posiada zazwyczaj dłuższy niż jeden miesiąc okres wypowiedzenia, np. 2 miesiące. Gdy wypowiemy umowę 18 kwietnia, a okres wypowiedzenia to 2 miesiące, umowa ulegnie rozwiązaniu dopiero z końcem czerwca.

Następnie, podpisz nową umowę. Należy zawrzeć ją od okresu, kiedy już pożegnamy się z poprzednim biurem.

Kolejno, zadbaj o aktualizację wpisu do CEiDG. Jak go wypełnić? W CEiDG-1, w punkcie 21, należy wpisać nazwę i NIP biura rachunkowego,natomiast w punkcie 22 - adres miejsca przechowywania dokumentacji Twojej firmy przez nowe biuro rachunkowe (ten adres powinien się znajdowaćw umowie o świadczenie usługi księgowej). Poza tym, w punkcie 01, należy uzupełnić datę, w której powstała ta zmiana, tj. datę, od której wchodzi w życieumowa o świadczenie usług z nową księgową.

Wniosek aktualizacyjny CEiDG-1 powinniśmy złożyć w urzędzie miasta lub gminy nie później niż 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana.Oczywiście można tego dokonać wcześniej wpisując w CEiDG-1 datę przyszłą.

WAŻNE: Biuro rachunkowe może dopełnić obowiązku aktualizacji wpisu do CEiDG-1 w imieniu przedsiębiorcy (na podstawie pełnomocnictwa).

Ostatniego dnia okresu wypowiedzenia (lub na kilka dni przed jego końcem), należy umówić się na odbiór dokumentów. Warto dać pracownikom biura przynajmniej kilka dni na przygotowanie się do tego procesu. Biuro musi przekazać protokół odbioru dokumentów i przekazać je klientowi. Następnie, całość powinna trafić już do nowego księgowego/księgowej. Dzięki temu, uzyskają oni dostęp do informacji, które pozwolą kontynuować rozliczenia.

Chcesz nawiązać współpracę? Dowiedz się więcej https://www.oscbr.pl/lp-6ask

POMOC

Polityka prywatności

FIRMA

ODDZIAŁY

CashDirector S.A. Oddział w Lublinie

ul. Rusałka 17

20-103 Lublin

CashDirector S.A. Warszawa

Al. Jerozolimskie 96,

00-807 Warszawa

CashDirector S.A. Oddział w Toruniu

ul. Szewska 4/2,

87-100 Toruń

Wsparcie techniczne i księgowe

Korzystaj ze wsparcia księgowych,
specjalistów ds. podatków oraz doradców.

Księgowi są do Twojej dyspozycji od poniedziałku
do piątku od 9 do 17. Infolinia: 22 100 67 62

Operatorem platformy Superksięgowa.pl jest CashDirector S.A. Al. Jerozolimskie 96, 00-807 Warszawa

projekt i wykonanie studiokreatywa.pl

CashDirector S.A. Al. Jerozolimskie 96,

00-807 Warszawa

Sąd Rejonowy Dla M. St. Warszawy
w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy
• NIP 5222885734 • REGON 141400865 • KRS 0000424600 • wpłacony kapitał zakładowy: 17.251.055,- zł

Dla aktualnych Klientów opiekaklienta@superksiegowa.pl +48 (22) 100 50 60 pon. – pt.: 9:00-17:00

Dla nowych Klientów opiekaklienta@superksiegowa.pl
+48 (22) 100 67 62 pon – pt.: 9:00-17:00